시간을 관리하고 정복하는 10가지 테크닉

혹시 독자들은 엄청난 계획을 세우면서 하루를 시작했는데 결국 하루가 끝날 때는 거의 한 일이 없었다는 것을 깨닫게 되는 뼈아픈 경험을 해본 경험이 있었는가? 사실 누구나 이런 경험을 해봤겠지만 일부 사람들은 다른 사람들보다 더 자주 이런 일을 경험하게 된다.

시간만 잘 관리한다면 독자들도 그날 혹은 일주일이나 한 달을 기준으로 했을 때 좀더 나은 성과를 얻을 수 있다. 또한 시간 관리 기술을 사용하게 되면 여러분에게 주어진 한정된 시간만으로도 당신에게 있어서 더욱 중요한 일을 할 수 있게 된다.

시간을 효과적으로 사용하는 일이 매우 자연스럽게 느껴지는 사람들이 있다. 어떤 시간관리 방법이든 한결같이 여러분이 이루고 싶은 일을 직접 종이에 적어보라고 권한다. 대부분의 사람들에게 이런 일은 매우 쉽고 자연스러운 일일 것이다. 하지만 어떤 사람들에게는 목록을 만들어서 그대로 지키는 일이 그리 쉽지만은 않다.

이것은 좌뇌·우뇌활동과 관계가 있는 일이다. 즉 여러분의 뇌가 논리와 체계를 선호하는지 혹은 창의적이고 자유로운 사고를 선호하는지 등으로 설명할 수도 있을 것이다. 시간 관리를 하기 위해서는 부단한 훈련이 필요하다. 만일 자기 훈련이라는 것을 해본 적이 없다면 여러분이 갖고 있는 시간에 대해서도 훌륭한 관리자가 되기는 어려울 것이다.

다음에 필자는 필자가 실천하고 있는 시간 관리 기술 가운데 가장 중요한 10가지를 적어보았다. 필자가 이것들이 ‘최고의 비법’이라고는 하지는 않았다는 사실에 주목하라. 적어도 다음의 10가지 방법은 필자에게 매우 효과적이었고 독자들에게도 도움이 될 것이라고 생각한다.

1. 매일 아침에 해야 할 일에 대한 목록을 만든다.
만약 당신이 어떤 일을 하고 싶든 목록을 갖고 있지 않으면 효과적인 시간 관리도 할 수 없을 것이다. 매일 아침을 시작할 때, 또는 그 전날 잠들기 전에 반드시 해야 할 일에 대한 목록을 만들라. 이 목록에는 비즈니스에 관한 일이나 개인적인 일도 포함되며 이것을 종이에 펜으로 적어도 좋고 PC나 PDA 등에 입력시켜도 좋다. 하루를 보내면서 여러 번씩 이 목록을 참고로 하라. 예를 들면 회의가 시작되기 전에 10분의 여유가 있다면 당신의 목록을 한번 정도 읽어보라. 어쩌면 10분 안에 이메일을 한 개 보낼 수도 있을 것이다. 한 가지의 일을 수행할 때마다 그것을 목록에서 지워나가자. 당신도 필자와 비슷하다면 한 가지씩 지워나갈 때마다 매우 흐뭇할 것이다.

2. 계속해서 관심을 가져야 할 일들을 모두 목록에 기록해 둔다
그 날 하루에 일어나는 새로운 일들을 당신이 가지고 있는 그날그날의 목록에 기록할 것. 당신이 가지고 있는 목록이 너무 길고 그 일을 내일이나 그 다음날 해도 괜찮다면 그 다음날이나 이틀 후 목록에 적어놓자. 왜 사람들이 어떤 일을 하겠다고 말하고는 잊어버리는지 이유를 아는가? 그것은 사람들이 적어놓지 않기 때문이다. 필자가 관리 임무를 맡고 있을 때는 사람들에게 종종 우리가 어떤 일을 언제까지 해야 하는지 등에 관해 이야기를 해야 할 때가 많았는데 필자는 사람들의 기억력을 절대로 신뢰하지 않았다. 사람들이 펜과 종이를 가지고 오지 않을 때 필자는 종이와 펜을 주어 그들이 해야 할 일은 무엇이며 마감일은 언제인지 적도록 했다.

3. 아직 덜 끝난 일은 다음 날로 돌리고 계속해서 추진하라.
자 이제 당신에게는 그날 해야 할 일에 대한 목록이 있고 지속적으로 해야 할 일 목록에 새로운 조항들을 추가했다. 그날 끝내지 못한 일에 대해서는 어떻게 해야 할까? 그런 일들은 다음 날로 미루면서 내일 해야 할 일 목록에 추가시켜야 한다. 그렇다고 해서 일을 계속해서 미루지는 말라. 계속 다음날로 그 다음날로 미루는 일들이 점점 쌓여서 목록이 너무 길어지면 곤란하다. 중요한 일이라면 반드시 마쳐야 한다. 그러나 만약에 그 일이 그리 중요한 것이 아닐 때는 당신이 그 일을 해주기를 기다리고 있는 사람에게 아직 끝내지 못했다고 설명해줘야 한다.

4. 마감일을 늘 염두에 둔다.
목록을 사용해서 항상 마감일이 언제인지 기억하라. 여기에는 직장 동료들과 친구들에 대한 약속날짜도 포함된다. 필자의 경험에 의하면 사람들이 약속일을 지키는 것보다는 잊어버리는 일이 더 많았다. 잘 이해하지 못한 경우라면 연락을 해서 그 일을 언제까지 해야 하는지 물어보고 그 내용을 적으라. 그 후에는 이 일을 제때 마칠 수 있도록 시간 관리 기술을 활용하라. 그리고 약속을 지킬 수 없다면 사정을 미리 알려야 한다.

5. 이 달과 다음 달에 해야 할 일에 대한 우선순위를 정한다.
필자가 알기에 오늘 할 일에 대해서 목록으로 정리해 둔 사람들은 많다. 하지만 이 달과 다음 달에 해야 할 일에 대한 좀더 고차원적인 목록을 가지고 있는 사람은 몇이나 될까? 당신이 하고 있는 일이 항상 마감일이 그날그날로 끝나야하는 거래에 관련된 일이 아니라면 매달 초에 그 달에는 어떤 일을 하고 싶은지 결정하는 시간을 내야 한다. 이런 목록들을 만드는 것은 분명히 어려운 일이다. 하지만 이런 목록을 갖고 있다는 것만으로도 우리는 꾸준히 우리가 완수하고 싶은 일에 초점을 맞출 수 있을 것이다. 한 달이 거의 끝나갈 무렵에는 다음 달에 해야 할 일 목록에 새로운 목표를 계속해서 추가하라.

6. 장기적인 목표를 상기시켜줄 방법을 찾는다.
당신의 해야 할 일 목록 정도로는 상당히 먼 미래에 기억해야 할 필요가 있는 일을 기억하기가 쉽지 않을 것이다. 예를 들어 당신이 동료에게 2개월 후에 지켜야 할 일을 약속하는 경우에는 이것을 계속해서 기억나게 해줄 방법이 있어야 하며 2개월 후에 당신에게 그 일에 대해 상기시켜 주어야 한다. 필자는 항상 일정표를 사용한다. 대부분 온라인 일정표에는 이러한 미리 알림 기능이 있다. 사실 필자는 여러 번에 걸쳐서 미리 알림을 설정해둔다. 그렇기 때문에 한번 정도 놓치더라도 다음날에는 그 미리 알림 공지를 보게 된다.

7. 책상을 깨끗한 상태로 정리해둔다
지저분한 환경에서 일하는 사람치고 시간관리를 잘하는 사람은 본적이 없다. 사실 사무실이나 칸막이 등에 물건을 너저분하게 둔 사람들은 대부분 시간 관리를 제대로 하지 못한다. 너저분하게 물건이 많은 환경에서 이것저것 찾기 위해 엄청난 시간을 낭비한다면 어떻게 좋은 시간 관리자가 될 수 있겠는가.

8. 현재 진행 중인 프로젝트는 한 곳에 배치한다
자주 당신은 여러 가지 서로 다른 종류의 활동이나 프로젝트를 진행시켜야할 때가 있을 것이다. 당신이 해야 할 일들을 잘 분류하라. 필자는 필자가 현재 작업 중에 있는 서류들은 모두 다 쉽게 볼 수 있는 한 곳에 둔다. 어떤 프로젝트를 다 마치고 나면 그 폴더는 다른 곳으로 옮겨놓는다.

9. 더 이상 필요없는 파일과 문서들을 삭제한다
어떤 사람들은 이 말을 들고 놀랄지도 모른다. 지난 10년 동안 필자는 프로젝트가 끝날 때마다 거기에 관련된 자료를 넣어둘 수 있는 파일 캐비넷을 정해서 사용해왔다. 필자는 새로운 작업 목록들을 서랍 앞부분에 꽂아둔다. 그 서랍이 가득차면 필자는 그 서랍 뒤쪽에 있는 파일들을 조금씩 내다버린다. 즉 다른 말로 하자면 필자는 서랍 한 개에 들어갈 정도 이상의 파일은 보관하지 않는다.

당신은 아마도 현재든 앞으로든 아무도 관심을 보이지 않을 서류들을 산더미같이 갖고 있을 것이다. 물론 필요한 사용자 매뉴얼이나 참고 자료를 버리라는 것은 아니다. 필자가 말하는 것은 눈덩이처럼 커지는 업무 파일에 관한 것이다. 물론 일년에 한번 정도는 필자도 버린 것을 후회할 때도 있다. 그러나 대개 온라인에 들어가면 종이 문서의 원본 파일을 찾아볼 수 있다.

10. 컴퓨터 파일은 백업 후 삭제한다
필자는 디지털 문서에 대해서도 이와 유사한 철학을 가지고 있다. 필자가 장담컨대 당신이 온라인 업무 파일에 저장하고 있는 내용의 95%는 아마도 3개월이나 그 이하로만 보관해도 되는 것들일 것이다. 필자는 정기적으로 CD나 혹은 디스크에 보관하고 있는 필자의 파일에 대해 백업작업을 하고 있으며 더 이상 필요하지 않은 것들은 찾아내 삭제해버린다.

<출처 : ZDNet Korea>